L’habitude que tous les services RH doivent changer en 2018

Pourquoi vous ne demanderez plus
à un candidat de vous envoyer un CV en pièce jointe...

RGPD piece jointe deconseilleePar nature, les services RH sont conduits à transmettre par pièce jointe d’e-mail des données personnelles* notamment avec des correspondants extérieurs à l’entreprise. Or l’e-mail et sa pièce jointe, exposés sur les réseaux publiques, représentent un manquement à l’obligation de confidentialité RGPD** applicable à toutes les entreprises en mai 2018.

Prenez ce sujet au sérieux

L’e-mail devient une vulnérabilité, c'est une pièce prouvable et opposable par tout tiers tenté de réclamer une réparation fondée sur le RGPD.
Or, les infractions à ce règlement sont assorties de lourdes sanctions, ce qui motive la mise en place de mesures de protection conformes au RGPD. La protection des transferts par e-mails en fait partie.

Une solution fiable, facilement intégrée à l'informatique existante

Changer les habitudes sur les e-mails est un casse-tête si l’on traite, un par un, chacun des cas. Cela devient simple à mettre en oeuvre et rapide à généraliser avec une plate forme sécurisée d'échange de documents qui vous permet de continuer à utiliser des e-mails 'passe partout' associés à la protection des données sensibles.
Votre DSI approuvera facilement cette mesure efficace et son budget raisonnable.

Pourquoi J-Doc ?

J-Doc fait partie des plate-formes sécurisées d’échange de documents sur internet qui offrent une confidentialité conforme aux exigences RGPD. Leur hébergement, obligatoirement sur le territoire de l’Union Européenne, exclu aujourd’hui toutes les plate-formes américaines populaires que l'on connait par leur usage gratuit.

L'éditeur de J-Doc, également organisme de formation, propose un court monitorat par téléphone pour votre équipe RH.
J-Doc se distingue sur le marché par sa simplicité, par une interface au nom et au logo du client et par un prix fixe pour un nombre illimité d'utilisateurs face à des produits généralement tarifés entre 4 et 8€ par utilisateur et par mois.

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* Données personnelles
: sont considérés comme ‘données personnelles’ les documents qui associent à une personne (nom prénom) ou à une liste de personnes toute information relative à une caractéristique physique, à la situation économique, la santé, les préférences personnelles, les intérêts, la fiabilité, le comportement, la localisation.
CV, documents médicaux, pièces d’identité, feuilles de paie, bilans de compétence, demandes de congé, casiers judiciaires par exemple sont concernés.

** RGPD : Règlement Général sur la Protection des Données RÈGLEMENT du PARLEMENT EUROPÉEN (UE) 2016/679 et du CONSEIL de l'EUROPE du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données. Doit être appliqué le 25 mai 2018.
Chaque organisation, entreprise, administration, association et TPE a une obligation de moyens dans la mise en oeuvre de mesures de protection des données personnelles concernant leur confidentialité, leur disponiblité, leur authenticité et leur intégrité.

NOTE : ces informations sur le RGPD sont partielles, limitées à la transmission de documents par Internet, en lien avec J-Doc. Chaque entreprise doit respecter un ensemble de mesures de protection plus vaste en vue d'être en conformité avec le RGPD. Ceci avec le conseil d'un Data Protection Officer (DPO) ou Délégué à la Protection des Données (DPD).