Envoi par les avocats de pièces confidentielles sur Internet

Comment les avocats protègent l'échange des fichiers avec leurs clients sur le web.

 avocat rgpd gdprLe RGPD donne une nouvelle actualité à la sûreté des envois de fichiers entre les avocats et leurs clients.

Il n'y a pas si longtemps il était coûteux et compliqué de mettre en place une véritable protection de l'échange de dossiers. Pour les dossiers sensibles, il fallait mieux en rester à l'enveloppe et au papier et, bien sûr, fuir la pièce jointe d'e-mail.

Exigences d'un cabinet d'avocats pour sécuriser l'envoi de documents sur le web

Grande simplicité

Avant tout, les clients doivent comprendre immédiatement comment ça marche, les avocats aussi ...
Le service j-doc.com rend simple et transparent l'échange des fichiers entre l'avocat et ses clients tout en le chiffrant deux fois : une fois lors de la transmission (accès https, ce que tout le monde fait) et une autre fois avec le chiffrement des fichiers dans le stockage sur le serveur.

Haute sécurité

La simplicité ne doit pas sacrifier l'exigence d'une sécurité très forte.
Le niveau de protection de J-Doc va bien au-delà des standards, il correspond aux exigences réservées aux données sensibles et spécialement au RGPD. Par exemple :

  • Chaque cabinet d'avocats bénéficie d'une "VM", une Machine virtuelle dédiée au stockage et au traitement de ses données.
  • Les données sont stockées sur nos serveurs sont une forme chiffrée. Cette mesure clef protège complétement les données du cabinet lors de la maintenance ou du remplacement des supports de mémoire physiques. Accessoirement cela dispense le cabinet d'avocats d'installer un serveur coûteux dans ses propres locaux sécurisés.
  • Nous sommes à la disposition du spécialiste Sécurité Informatique mandaté par le cabinet d'avocats pour fournir des informations détaillées sur nos mesures de protection, organisées selon le standard ISO 27001.

Protection totale avec le chiffrage de bout en bout

Avec votre plate-forme J-Doc qui protège au quotidien tous les échanges de fichiers, vous pouvez facilement ajouter, pour des dossiers exceptionnels, le plus haut niveau de protection possible entre deux ordinateurs distants : le chiffrage des données de bout en bout.

  • Si l'ordinateur portable du client ou de l'avocat est volé ou perdu, même un spécialiste informatique ne peux en extraire aucun des documents ou photos chiffrés, même en engageant des moyens importants.

Quand protéger les données ?

L'échange de fichiers avec les clients

Remplacez 100 % des envois de pièces jointes de courriel. Tant ceux que vos clients vous adressent qui ont juste à glisser déposer les fichiers dans une fenêtre de leur navigateur, que ceux de vos collaborateurs.
Le nombre illimité de comptes utilisateurs vous permet de donner des identifiants d'accès à tous les collaborateurs du cabinet et à tous ses clients. 

L'échange de documents entre avocats de deux barreaux différents

Il suffit à l'un ou l'autre des avocats de disposer d'une plate-forme d'échange de fichiers J-Doc. Il accorde à son confrère des codes d'accès sur un dossier qu'ils peuvent consulter et modifier ensemble en toute sécurité. J-Doc surclasse toutes les autres méthodes d'envoi de documents.

Les plus de la protection J-Doc

Les compartiments étanches

Chaque avocat du cabinet peut disposer de son espace personnel sécurisé, dans lequel personne ne peut entrer sans son autorisation, pas même un associé ni l'administrateur du système ni, naturellement, la société J-Doc.

L'affichage à l'écran des documents pdf

La cause N°1 des indiscretions regrettables ce sont les documents enregistrés sur l'ordinateur laissé ouvert ou accessible par des proches.
Avec J-Doc, les clients peuvent prendre connaissance des documents et des conclusions de l'avocat directement sur leur écran, sans avoir besoin de les enregistrer sur leur ordinateur.

La double authentification

Le risque N°2 sur la confidentialité, c'est le vol de mot de passe. Les clients de l'avocat peuvent se protéger contre ce risque en activant la double authentification. Cette méthode ajoute un code d'accès unique, personnel valable temporairement.

La consultation et l'envoi depuis le téléphone portable

L'application Androïd ou Iphone de J-Doc permet d'envoyer d'une façon sécurisée des photographies, ainsi que de consulter le dossier partagé entre l'avocat et son client.

 

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