Les usages courants du service J-Doc sont intuitifs par le respect des conventions courantes et des pictogrammes standards en matière d'UX (eXpérience Utilisateur).
Toute l'aide administrateur et 'utilisateur avancé' est en ligne
- Le site help.j-doc.com contient le manuel utilisateur en ligne (cliquez)
- L'aide contextuelle est reliée aux pages ciblées de help.j-doc.com
Pour passer de Dropbox à J-Doc, voici les étapes à suivre.
1 : Préparer le terrain
il s'agit de faire l'inventaire des utilisations de Dropbox auprès des divers responsables d'équipes et de groupes.
Cela vous donne une vue globale des dossiers. Groupe par Groupe, contactez en l'administrateur.
Si un dossier n'est plus actif, supprimez le.
Si un dossier est actif, discutez avec l'administrateur du groupe de l'opportunité de déménager ses dossiers.
Demandez-lui de préparer la migration en supprimant les sous-dossiers et ses utilisateurs inactifs.
2 : Ouvrir l'espace J-Doc
Commandez un abonnement J-Doc au nom de votre société.
3 : Les membres
Si vos utilisateurs sont peut nombreux, le plus simple est de copier la liste des utilisateurs pour la reporter ensuite dans J-Doc.
S'ils sont nombreux, exportez la liste de vos utilisateurs Dropbox dans un fichier .csv.
4 : Migration des dossiers et fichiers
Exportez tous les sous-dossiers d'un dossier :
Clic droit sur le dossier de plus haut niveau > Cliquez l'icône 'Télécharger'
Cela crée un fichier Zip que vous téléchargez.
Attention, si vous gérez plusieurs versions d'un même fichier, seule la dernière version sera téléchargée.
Décompressez l'archive .zip, vous retrouvez l'arborescence de dossiers et de fichiers sur votre ordinateur personnel
Répliquez toute l'arborescence des dossiers depuis votre ordinateur vers votre espace J-Doc, grâce au client de sybnchronisation J-Doc et sa fonction de synchronisation.
5 : Les utilisateurs
Reporter les utilisateurs dans la page Comptes utilisateurs de J-Doc.
Si vous avez un fichier .csv avec une liste importante de comptes utilisateurs (Prénom Nom, nom de Compte, e-mail, groupe1, groupe 2, ... ) nous pouvons créer votre base d'utilisateurs depuis un fichier .csv
6 : Affectez les droits
Dans J-Doc, affectez les utilisateurs ou les groupes d'utilisateurs aux dossiers, en donnant à chacun les droits adéquats limités à ce dossier : lire seulement, et/ou créer, modifier, supprimer des dossiers et fichiers.
7 Et c'est fini !
