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FAQ Foire Aux Questions UNIQUEMENT J-DOC 3.2.8

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Questions Fonctionnelles uniquement J-Doc V3.2.8

Statistiques de connexion par utilisateur ?

Q : J-Doc V3 offre-t-il des informations sur les connexions utilisateurs ?

R : La seule information de connexion utilisateur disponible dans la V3 est la date de dernière connexion publié directement dans la fiche utilisateur.
  Si un utilisateur ne s'est jamais connecté, c'est également indiqué. Cette information est publique, accéssible à tous les membres d'un même projet.

Avec J-Doc V4 la fonction 'Activité' permet de connaitre les ajouts et modifications de fichiers par tel ou tel utilisateur. Seul les administrateurs et administrateurs de groupes peuvent connaitre la dernière connexion d'un utilisateur donnée.

 

Inviter ou ajouter un nouvel utilisateur ?

Q : dans J-Doc V3, Quelle est la différence entre
Menu>Inviter quelqu'un à rejoindre le ...
et 
Utilisateurs> Ajouter un nouvel utilsateur

R : Pour inviter une personne qui n'a pas encore d'identifiant + mot de passe pour votre site J-Doc, vous avez deux possiblités :

1/ Utiliser la fonction UTILISATEURS>Ajouter un utilisateur
>La personne ne reçoit un courriel d'information que si la case 'Envoyer une notification de création par courriel' est cochée
>Le courriel envoyé est le courriel standard qu'il faut personnaliser soigneusement dans MENU>Paramétrage du site
>La personne est tout de suite disponible dans la liste des utilisateurs et vous pouvez :
  - Lui donner des droits dossier par dossier
  - La notifier de la disponibilité d'un nouveau fichier
  - L'affecter à plusieurs Projets

2/ Utiliser la fonction MENU>Inviter quelqu'un à rejoindre le projet
>La personne reçoit un courriel d'information qui est personnalisable au moment de l'envoi
>La personne n'est disponible dans la liste des utilisateurs que si elle accepte l'invitation.
> Tant que l'invitation n'a pas été acceptée (opt'in) vous ne pouvez  :

  - Ni lui donner des droits
  - Ni La notifier de la disponibilité d'un nouveau fichier
  - Ni L'affecter à plusieurs Projets

Truc : la liste des invitations en attente de confirmation se trouve
            en bas de la fenêtre 'Inviter quelqu'un à rejoindre le projet'.
            Si la iste n'apparait pas, c'est qu'il n'y a aucune invitation en attente.


 

Il y a-t-il un calendrier ou un agenda dans J-Doc ?

Dans l'esprit de la plus grande simplicité, nous n'avons surtout pas implanté un agenda commun dans J-Doc qui, d'expérience, crée plus de problème qu'il n'en résout en ajoutant un autre calendrier à ceux déjà utilisés par les participants.

Nous recommandons à un groupe de travail d'utiliser l'une des deux méthodes suivantes :

  • Soit publier dans le forum J-Doc ou dans un document Word disponible dans J-Doc la liste des dates à venir.
  • Soit utiliser la fonction simple dont tout le monde bénéficie déjà, souvent sans le savoir : les calendriers Outlook, Ipad, Macintosh, Gmail, Yahoo, Live, etc. sont totalement interopérables par leurs fonctions de création de réunion, même entre des organisations différentes.

Par exemple, vous créez une réunion dans votre Outlook en invitant avec leur courriel des personnes utilisant d'autres calendriers Macintosh, Ipad, et Gmail. Celles qui utilisent la fonction agenda verront la réunion apparaître directement dans leur propre agenda avec la possibilité d'accepter ou de refuser, tandis que celles qui n'utilisent pas d'agenda connu reçoivent simplement un courriel avec la date de la réunion.

Circuit de validation de documents avec J-Doc (Workflow)

Il est facile de créer un circuit de validation simple dans .J-doc.
Clément, Charles et Claire peuvent soumettre des documents
Béatrice et Benjamin vérifient ces documents
Anne autorise leur publication

Clément, Charles et Claire n'ont pas de droits d'écriture, sauf sur un dossier "En attente" où ils déposent leurs documents.
Béatrice et Benjamin ont les droits en écriture sur le dossier "En attente" et sur le dossier "Prêt à la publication". Ils doivent vérifier les documents "En attente" puis les déplacer dans le dossier "Prêt à la publication".
Anne fait la même chose en les déplaçant depuis le dossier  "Prêt à la publication" vers les dossiers de publication définitif.

Les dossiers de travail "En attente" et "Prêt à la publication" sont généralement cachés aux autres utilisateurs. Le circuit est à paramétrer en fonction de chaque organisation.  Cela peut se faire dans le cadre d'une prestation "Pack Conseil".

Pourquoi associer un forum au partage de documents dans J-Doc ?

Sans J-Doc les membres d'un groupe de travail échangent beaucoup de courriels avec copie à tout le  monde, soit pour envoyer en fichier joint la dernière version d'un document, soit pour envoyer des questions puis recevoir les réponses.
Résultat : toutes les informations projet sont disséminées dans une succession de courriels difficiles à gérer.

Avec l'espace privé J-Doc, tous les membres du groupe de projet accèdent au même dossier par internet. Ils y trouvent tous les messages correctement rangés et chacun peut écrire des questions ou donner des réponses dans le forum. Un nouveau message de forum peut être notifié grâce à une copie courriel envoyée à tous ou partie des participants.
Le courriel n'est pas abandonné, il sert d'alerte chaque fois qu'une nouveauté est publiée dans le projet.

Il est temps de repenser sa façon de travailler !

Quand choisir Maarch, ou toute autre GED et quand choisir J-Doc ?

Question : Derrière le mot clef  'GED Open source', je tombe sur des produits comme MAARCH, ALFRESCO ou NEXEO dont les fonctions ne sont pas les mêmes que celles de J-Doc. Quelle est la différence ?
Réponse : Ces très bons produits sont avant tout des GED d'entreprise : tournés vers la réception, le classement et l'archivage de tous les documents de l'entreprise. Tandis que J-DOC est un groupeware, comme Dropbox ou Box, tourné vers vers le partage avec des utilisateurs externes à l'entreprise et tourné vers la gestion de documents projets par projets.

J-Doc a un rôle à jouer dans la relation avec les tiers (clients et partenaires) tandis que les autre systèmes ont un rôle à jouer dans l'organisation de l'entreprise.

La facilité est l'atout n°1 de J-Doc tandis que la complétude technique est l'atout n°1 des autres systèmes.
En conclusion, selon vos besoins, vous choisirez soit J-Doc soit une GED, soit les deux à la fois !

Comment marche le moteur de recherche intégré à J-Doc ?

Le service de partage de documents J-Doc contient un moteur de recherche sur mot clef qui permet de retrouver des fichiers ou des sujets de forum.
  • Pour les documents, la recherche se fait sur le titre du document et sur la zone description* qui est un texte libre.
  • Pour le forum la recherche se fait dans les titres des sujets et dans le texte de chaque sujet. Attention; la recherche n'examine pas le contenu des messages en réponse aux sujets.
* : Rappel, vous ouvrez la zone description en survolant l'icone + d'un document puis option 'Modifier'.
Attention : dans la démonstration J-Doc, vous n'avez accès à l'option 'Modifier' que dans le dossier TEST. L'option "Modifier la description" est fermée au public dans tout les autres dossiers. Mais par curiosité, je vous invite à survoler le fichier "Bienvenue, veuillez ouvrir ce document" avec un bel exemple de description.

Quel est le niveau de confidentialité des dossiers déposés dans J-Doc ?

Les mesures liées à la confidentialité de la version V4 sont exposées ici.

Pour la version 3.2.8 :

a) D'abord l'accès d'un utilisateur à J-Doc est protégé par un couple Identifiant plus mot de passe. L'utilisateur bénéficie de droits qui lui sont attribués par l'administrateur de projet, lui même nommé par l'administrateur du site.
b) L'espace J-Doc est découpé en projets indépendants. Chaque projet contient un ensemble de documents totalement indépendants des autres projets.
L'utilisateur peut être invité sur un ou sur plusieurs projets. Avec son identifiant et son mot de passe, l'utilisateur accède à tous les projets où il a été invité et il ne voit pas les projets auxquels il n'a pas été invité.
c) Dans un projet ou il a été invité, l'utilisateur peut visualiser et télécharger tous les documents qu'il voit. Mais l'administrateur peut décider que certains utilisateurs ne verront pas le contenu de tel ou tel dossier du projet.
d) Pour les clients abonnement, le certificat SSL permet à l'ensemble des utilisateurs de votre epace J-Doc de bénéficier d'un accès crypté https.

Par exemple, un architecte conduit des projets avec chacun de ses clients.
- Chaque client accède à un projet : le sien.
- Les collaborateurs de l'architecte accèdent seulement aux projets sur lesquels il sont affectés.
- L'entrepreneur de peinture accède à plusieurs projets sur lesquels il a été choisi pour faire les travaux.
- Enfin, l'architecte a un dossier budget dans chaque projet pour les devis et le suivi budgétaire.
   Les clients ont accès à ce dossier, mais les entrepreneurs ne voient même pas ce dossier.

Un projet est-il consultable en anonyme, c'est à dire sans nécessité de s'authentifier ?

Réponse : Oui, dans toutes les version  de J-Doc.
Avec la version 4, c'est une fonction très pratique, il suffit d'utiliser 'partager par lien public'
Pour la version 3.2.8 J-Doc offre un mode public : les documents d'un projet donné sont alors consultables par tout le monde. Il suffit de cliquer sur le nom du projet qui s'affiche alors clairement sur la page d'accueil, à coté de la demande identifiant + mot de passe.
J-Doc offre aussi un mode semi-public : les documents d'un projet donné sont consultables par les personnes qui connaissent un simple mot passe, commun à tous, sans avoir besoin d'identifiant et mot de passe individuel. Il suffit de cliquer sur le nom du projet qui s'affiche alors clairement sur la page d'accueil, puis le mot de passe commun est demandé.
Sécurité : En mode public, veillez à ne pas donner de droits en écriture au public, qui pourrait alors téléverser n'importe quel fichier et supprimer vos fichiers.

Quels sont les différents niveaux de responsabilité ?

Question : Quels sont les différents niveaux de responsabilités qui peuvent être affectées aux utilisteurs avec
l'outil professionnel de partage de documents et d'envoi de fichiers J-Doc?
 
Réponse :
 
J-Doc V4 a une réponse très vaste qui est décrite dans cette page d'aide (cliquez)
 
J-Doc V3 permet trois niveaux de responsabilité :

1 - L'administrateur du SITE a tous les droits sur l'espace de partage de fichiers. Il est le seul à créer ou supprimer  les projets, c'est lui qui ouvre les droits administrateur projet à un chef de projet.

2 - Cet administrateur de PROJET a tous les droits sur son projet : il créé des dossiers, il ajoute ou retire des documents, il affecte à son projet à des utilisateurs, ou invite un nouvel utilisateur à participer au projet. Il décide qui peut voir quel dossier et qui a le droit d'ajouter et retirer un document dans un dossier donné.

3 - L'utilisateur entre dans le site avec son identifiant et son mot de passe. Il peut explorer tous les projets qui lui sont affectés et en visualiser tous les documents, excepté les documents qui lui sont masqués par un administrateur.

Comment J-Doc gère-t-il les groupes d'utilisateurs ?

Question : J-Doc V3 ne semble pas gérer les "groupes" d'utilisateurs. Dans mon cas, j'ai des groupes de 15/20 personnes qui ont accès aux mêmes projets et il faut, semble-t-il, cocher utilisateur par utilisateur...

Réponse :  Les groupes sont très biens gérés dans la version 4 de J-Doc.
 Pour la version 3.2.8 la notion de groupe est remplacée par la notion de 'projet' qui est un mot paramétrable que vous pouvez remplacer par le mot qui convient à votre organisation.

Quand vous créez un nouveau projet, vous choisissez une à une les personnes du groupe de projet dans J-Doc . Le GROUPE est égal à la liste des participants au projet.
Dans le cas que vous exposez, remplacez dans votre J-Doc le mot 'Projet' par le mot 'Groupe' et dans un groupe donné, ouvrez autant de projets que nécessaire en tant que sous dossiers de la racine.
Dans le cas peu fréquent où vous auriez besoin d'inviter dans UN projet plusieurs GROUPES d'utilisateurs différents, alors J-Doc n'est pas très pratique pour ce cas.

Peut-on utiliser d'autres fonds d'écran que ceux proposés en standard ?

Oui. Avec les droits administrateurs SITE, vous pouvez télécharger de nouvelles images de fond d'écran.
Chaque projet peut utiliser le fond d'écran standard du site ou bien un fond d'écran qui aura pu être personnalisé pour le projet.

Est il possible de publier un même document dans plusieurs projets sans le recopier ?

Oui, il est possible d'affecter un même dossier à plusieurs projets à la fois. Cela permet de diffuser des documents communs à tous les projets en ne les mettant à jour que dans un seul endroit.
Attention ceci répond aussi à la question :  "peut-on copier un fichier d'un Projet à l'autre".
Comme un fichier copié n'est plus unique et peut donc engendrer des erreurs, vous avez intérêt à publier un fichier dans un seul endroit, puis de gérer habilement les droits pour que ce fichier soit  accessible dans autant de "projets" que nécessaire.
Pour J-Doc 3.2.8 regardez aussi cette question.

Comment gérer un grand projet multi société avec J-Doc ?

Question : Je mène exactement le même projet chez plusieurs clients. Il y a une partie privée à chaque client et une partie commune à tous les clients. Comment utiliser les permissions J-Doc pour gérer efficacement un tel cas ?
Réponse : J-Doc est l'un des rares produit du marché à répondre élégamment à ce problème. Suivez scrupuleusement la recette.
1/ Pour que chaque client ait un accès exclusif sur ses documents, vous devez créer un projet par client et gérer normalement votre projet avec ses participants.
2/ Pour les documents communs à tous les clients, créez un projet commun et surtout vous n'invitez aucun de vos clients dans ce projet commun. Par contre vous y créez un dossier dans lequel se trouvera tout les documents communs. Puis vous donnerez à ce dossier des droits d'accès en lecture à tout les projets de vos clients et son contenu apparaitra automatiquement dans chacun des projets clients.

Peut-on afficher le logo d'un client dans un projet ?

Oui, avec le jeu des fond de page personnalisables, vous pouvez préparer une image de fond de page qui contient le logo de votre client.
Vous affecterez ce fond de page à tous les projets que vous avez avec ce client.
1/ Préparez sur votre ordinateur une image .jpg de 1680x1050 pixels faisant si possible moins de 90ko dans laquelle vous pouvez coller le logo de votre client.   (ne le faites pas si vous ne connaissez pas)
2/ Dans menu>parametrage du site  (pour un accès administrateur de site)
Cliquez sur [fond d'écran] et ajoutez votre fichier (le lien est tout en bas de la liste)

Quelle sera l'adresse web du site J-Doc de mon entreprise ?

Si vous utilisez le pack Gestion J-Doc, le nom de domaine de votre site de partage documentaire sera par défaut : www.nomdevotrechoix.j-doc.com  où "nomdevotrechoix " sera, en général, le nom de votre entreprise ou celui de votre site web général.
Si vous souhaitez qu'un nom de domaine spécifique, détenu par vous, soit appliqué à votre pack J-Doc, nous vous communiquerons les paramètres à indiquer dans le backoffice de votre registrar.
 
Si vous installez vous-même J-Doc, l'adresse web de votre site de partage de documents sera, par exemple,  www.j-doc.nomdevotresite.com, mais vous avez toute liberté pour en choisir le nom.


Questions Techniques uniquement J-Doc V3.2.8

Message erreur php ?alerterreur=pasaccessite

Question : Un utilisateur n'arrive pas à accéder à la plateforme J-Doc et obtient dans l’URL le mesage « php ?alerterreur=pasaccessite ».
Que se passe-t-il ?

Réponse : Le message alerterreur= pasaccessite est un message standard de J-Doc qui prouve que l'accès internet marche bien et que la plateforme J-Doc fonctionnne bien aussi.
Le problème se trouve au niveau de l'utilisateur qui tente d'accéder au site J-Doc.
Ce message est associé aux cas où l'accès au site n'est pas autorisé pour cet utilisateur, sans doute parce que l'utilisateur n'est encore associé à aucun projet.

 

problème d'installation windows 10 wampserver

Signalement  (merci Jean Michel M.)

Sous windows 10 et Wampserver je viens d'installer la distribution_J-Doc3283.
Dans le fichier global.inc.php, j'ai été obligé d'enlever un "/" devant $path en ligne 43.
Je me retrouvais avec "//j-doc.../commun" et l'application ne retrouvait pas le chemin.

J'ai aussi essayé avec un NAS SYNOLOGY (Linux) PHP5.6, même résultat.

Page d'accueil blanche sous Windows 10 et 8

Question : La page d'accueil de J-Doc apparait blanche sur Firefox et Chrome, mais pas sous Edge. Cela se passe dans l'envorinnement Wondows 10.
Réponse : (Merci Vincent H.)
C'est lié à l'environnement de l'ordinateur sous Windows 10.
Il a suffit à Vincent H. de désactiver Windows defender puis le réactiver et le problème a disparu.
Concrètement, c'est un problème Javascript (langage incorporé aux navigateurs) lié à l'environnement spécifique de l'ordinateur en question qui influence les navigateurs web de la machine.

 

Page accueil sans affichage de l'encart 'Votre Identifiant et 'Votre Mot de Passe'

Question : La page d'accueil de J-Doc, sur un ordinateur particulier, affiche bien le fond de page mais n'affiche pas l'encart de saisie des Indentifiant et Mot de passe. Ce problème très rare, quand il arrive, se manifeste sur tous les navigateurs du même ordinateur.

Réponse : (Merci Benoît C.)
Il s'agit d'un problème Javascript (langage incorporé aux navigateurs) lié à l'environnement spécifique de l'ordinateur en question. Tout système influant sur les navigateurs web (antivirus, bloqueurs de pub, ...) de cet ordinateur peut être mis en cause.
En l'occurence, Benoît C a pu lier le problème au logiciel anti-malware/spyware "Spybot" ( site https://www.safer-networking.org/ ) installé sur l'OS Windows7.
Attention pour revenir à un fonctionnement normal, l'annulation de la vaccination et/ou la désinstallation du logiciel Spybot ne suffit pas!  Il a fallu restaurer Windows 7 à partir d'une image antérieure à l'installation de Spybot.

J-Doc et WAMP adaptation

Merci à Thierry M qui propose une modif (à valider de notre coté) pour le fonctionnent WAMP :

J-Doc version 3.7.1

dans includes/global.inc.php   ligne 43
if(!defined("root_url"))  define("root_url", '/' . $path . "/");
modifié en   if(!defined("root_url"))  define("root_url",  $path . "/");

personnaliser le mail courriel "Envoyer identifiant et mot de passe"

Question : Est-il possible de personnaliser le contenu du mail envoyé à un utilisateur lorsqu'on utilise "Envoyer identifiant et mot de passe" dans le menu de gauche de la liste des utilisateurs du site ?

Réponse : Il n'y pas d'écran de paramétrage de ce message. Pour le modifier simplement,
Il faut aller dans /traduction/francais/module_utilisateur.php
puis changer ou compléter le texte :  $trad["utilisateurs"]["mail_coordonnees"]

 

taille des fichiers téléversés et téléchargés

Question : Notre hébergement nous permet de modifier le fichier php.ini afin de pouvoir uploader des fichiers plus important en taille ici 128 Mo. Nos autres applications (sur ce même serveur) sont bien passées à 128 Mo suite au changement du fichier php.ini sauf J-Doc qui lui est resté à 2 Mo. Que pouvons nous faire de plus pour résoudre le problème ?

Réponse : Avez vous bien la dernière version de J-Doc ?
La taille fichier uploadable de J-Doc est calées sur le php.ini, donc il vous faut creuser la question avec votre ingénieur réseau ou avec votre hébergeur.
Regardez aussi du coté d'une limitation par htaccess. ou si votre php fonctionne sur le bon fichier php.ini.

Enfin, il y a une façon certaine de résoudre la question, c'est de souscrire un abonnement infogéré J-Doc V4 à 490€ par an qui permet d'échanger des fichiers de plus de 2 GO...

démonstration J-Doc : "Access Denied"

Q : Je veux accéder à la démonstration J-Doc mais je fais un login / mot de passe sans succès avec le message Access Denied! Your address is blacklisted. More information about this error may be available in the server error log.

R : Votre ordinateur fait partie d'un réseau identifié comme infecté et potentiellement dangereux pour les serveurs qui entrent en contact avec lui. Le serveur qui héberge la démonstration J-Doc a un système global de protection qui a identifié la menace, fermé l'accès et déclenché ce message. Il est possible que si vos emails utilisent un serveur de messagerie partageant la même IP, votre trafic email ait également des problèmes.
Pour confirmer ce sujet, essayez de vos connecter à la démonstration J-Doc depuis un autre ordinateur dans un autre environnement, par exemple à la maison si vous avez essayé une connexion depuis le bureau.

 

Les fichiers téléchargés sont corrompus

Question : Lorsque je télécharge des documents depuis J-Doc, j'obtiens un message d'erreur disant que le fichier est corrompu. J'ai essayé des images, .xslx, .docx et je ne peux pas ouvrir le fichier.

Réponse : Je vous ai demandé de téléverser puis de télécharger les fichiers incriminés dans le site de démonstration J-Doc et il n'y a pas eu de problème. Donc c'est un problème d'hébergement : votre serveur d'hébergement n'est pas paramétré de façon correcte pour J-Doc. Changez de serveur, regardez aussi les offres garanties J-Doc pack gestion.

Mot de passe administrateur vraiment perdu !

Question : J'ai perdu mon mot de passe administrateur site, et je ne reçois pas le courriel de la fonction "mot de passe perdu". Je suis perdu, que faire ?

Réponse : Nous rappellons qu'un mot de passe perdu peut être remplacé dans J-Doc par l'administrateur site qui en a le droit en allant directement dans la fiche de l'utilisateur t en remplaçant le mot de passe crypté par un nouveau mot de passe.

Mais si vous avez perdu le mot de passe du seul administrateur site de votre J-Doc et qu'en plus la procédure de mot de passe perdu vous envoie le courriel on ne sait où (sans doute à cause d'un paramétrage exotique de votre serveur mais n'oubliez pas la boite à spam) il ne vous reste qu'une seule possibilité :
Accédez directement à votre base de données MySql (soit depuis une interface de gestion simplifiée comme PhpMyadmin, soit par l'exécution d'une commande SQL). La table à modifier est gt_utilisateur.
Repérez l'enregistrement de votre profil administrateur, la zone mot de passe est cryptée si le cryptage SHA1 est disponible sur votre serveur, sinon les mots de passe sont stockés en clair.  Il vous suffit alors d'écraser le mot de passe oublié et crypté par un nouveau mot de passe connu et crypté en utilisant une routine de cryptage SHA1 (cherchez avec un moteur de recheche)

Notez qu'il n'y a aucun moyen de décrypter un mot de passe J-Doc existant et que la présente procédure n'est accéssible qu'à un technicien système qui a les droits et les mots de passe d'accès à la base de données et qui n'a pas perdu ces mots de passe là !

Comment sauvegarder/restaurer un site J-Doc ?

Question : En savoir plus sur la sauvegarde et la restauration J-Doc V3 ?

Réponse :  Pour la sauvegarde J-Doc V3 Il existe une fonction dans MENU>Paramétrage du site
qui s'appelle "Sauvegarder la base de données et les fichiers".
Cliquez sur le bouton [Lancer] pour obtenir un fichier .zip que vous pouvez télécharger.

Pour la restauration
Installer un espace J-Doc vide avec une nouvelle base de données : c'est votre J-Doc de restauration.

Puis dézippez le fichier de sauvegarde, vous y trouvez :

  • Un répertoire stock_fichiers : copiez le avec tous ses sous répertoires à la place du répertoire stock_fichiers de votre J-Doc de restauration.
  • Un fichier BDD***.sql qui contient la base de données J-Doc de sauvegarde.
    Avec une commande SQL, écrasez simplement la Base de données de votre J-Doc de restauration avec la base de données de sauvegarde.

Pour J-Doc V4, il est possible de répliquer automatiquement l'ensemble de l'arborescence des fichiers depuis l'espace J-Doc vers un ordinateur, dans la limite du Quota d'un utilisateur donnée grâce aux fonctions de synchronoisation.
en savoir plus sur le site help.j-doc.com

Comment cela se passe pour les TRES gros fichiers ?

Si vous avez de très gros fichiers à échanger (plus de 100 Mo), vous pouvez préférer J-Doc à d'autres solutions techniques car son moteur d'upload très avancé supporte les fichiers jusqu'à la taille limite autorisée par PHP, près de 2GO par fichier.

Attention aux temps d'Upload, il faut compter environ 20 mn pour 100Mo avec une ligne adsl courante.
Le temps de Download est plus rapide grâce à l'asymétrie de l'adsl. Comptez environ 7 mn pour 100Mo.
Pour manipuler les très gros fichiers il faut un paramétrage spécifique de l'Apache du serveur. Utilisez  le pack gestion J-Doc pour bénéficier de ce paramétrage.

Avec le nouvel uploader de J-Doc version 3.2, le téléchargement http habituellement instable mais très souple devient pratiquement aussi fiable qu'un téléchargement peer to peer ou FTP.

 

 

Peut on authentifier J-Doc via Active directory - ldap ?

Réponse : Non, pour l'instant il n'y a pas de liens entre J-Doc et un annuaire Ldap.
Le coté collaboratif de J-Doc tourné vers des utilisateurs extérieurs limite le besoin Ldap.
Néanmoins la mémorisation des identifiants et du mot de passe J-Doc par le navigateur donne aux utilisateurs habitués un accès ultra rapide sans ressaisie, ce qui constitue une alternative simple mais efficace à l'authentification ldap.

Peut-on envoyer le mot de passe en claire à un utilisateur ?

Question : Comment peut-on faire pour que les utilisateurs en cas de perte de leur mot de passe, puissent avoir ce dernier en rappel et non un nouveau mot de passe réinitialisé ?

Réponse : L'envoi automatisé d'un nouveau mot de passe est conforme aux normes actuelles de sécurité. En effet, personne, pas même un informaticien ayant accès aux données, ne peut déchiffrer le mot de passe crypté d'un utilisateur J-Doc.  Il est donc techniquement impossible d'envoyer son mot de passe en claire à un utilisateur. Vous retrouverez ce même fonctionnement sur tous les sites web correctement sécurisés.

Note 1 : L'administrateur peut toutefois entrer manuellement dans la fiche d'un utilisateur, changer manuellement le mot de passe puis communiquer par téléphone ou par email le nouveau mot de passe que l'utilisateur pourra ensuite changer à sa convenance.

Note 2 : La seule fois où le mot de passe apparait en claire c'est dans l'email d'invitation : Le mot de passe, un chiffre généré aléatoirement, n'est crypté et enregistré dans la base qu'après avoir été inscrit en claire dans l'email d'invitation.

LIMITE DE LA TAILLE des fichiers téléchargés avec mon hébergement

Question : J'ai installé J-Doc V3 chez Ovh (ou chez Untel ...)  et le système limite la taille des fichiers téléchargés à un maximum de 2Mo par fichier. Comment repousser cette limite ?

Réponse : Ce n'est pas seulement Ovh, mais c'est la plupart des hébergements mutualisés qui ont une limite sur la taille des fichiers téléchargeables, cette limite est généralement fixée à 2Mo par fichier. Ce n'est pas un problème J-Doc, mais un problème d'hébergement mutualisé.
Vous pouvez utiliser un hébergement dédié (assez cher) pour avoir la liberté de fixer dans php.ini le paramètre upload_max_filesize au niveau voulu.
Avec un abonnement J-Doc V4, la taille maximum des fichiers est librement choisie par vous.
Vous pouvez d'ailleurs tester un très gros fichier (de moins de 500Mo) sur la démonstration du site J-Doc V4.
 
La taille maximum de fichier peut être augmentée jusqu'aux limites PHP soit 2Go par fichier dans J-Doc V3 et
au delà de la limite PHP donc plus que 2 Go avec J-Doc V4.
Avec le nouvel uploader de J-Doc (après 3.2) , le téléchargement http habituellement instable mais très souple devient pratiquement aussi fiable qu'un téléchargement peer to peer ou FTP.

La fenêtre ajout multiple pour "Ajouter des fichiers" ne marche pas

Si vous arrivez à ajouter des fichiers avec la fonction 'ajout simple' alors que la fonction 'ajout multiple' ne s'ouvre pas, c'est que vous avez un problèmes avec le plugin flash de votre navigateur. Rechargez le plugin flash dans sa dernière version dans votre navigateur.

Taille de fichier, serveur local et php.ini

Question : J'ai installé J-Doc sur mon serveur en réseau local et je suis quand même confronté à la limite de taille de fichier.
Réponse : Ce n'est  pas un problème J-doc mais un problème de paramétrage de votre système. Vous devez régler le paramètre upload_max_filesize dans php.ini.
Question :  Où se trouve Php.ini ?
Réponse : Faites une requête google "php.ini"

Information d'une erreur courriel

Question : Je reçois un message de mon serveur de messagerie qui m'informe que les courriels expédié par J-Doc ne sont pas remis à leur destinataire.
Mon nom de domaine est www. machintruc.com et nos emails sont  jean@ machintruc.com ou isabelle @machintruc.com, tandis que le serveur J-Doc est installé sur le domaine www. bidule.com

Réponse : Selon la configuration de votre serveur de messagerie, cela peut arriver et n'est pas lié à J-Doc. C'est une question de paramétrage des DNS Records.
Dans votre cas, les courriels J-Doc sont envoyé en tant que untel@ machintruc.com depuis le domaine www .bidule.com qui héberge J-Doc.
Votre système de messagerie est paramétré pour détecter un incident et produit un message d'erreur dans un tel cas.  Vous pouvez résoudre cet incident en changeant le paramétrage de votre serveur de messagerie ou mieux, en ajoutant aux DNS Records de votre nom de domaine un record SPF qui indique que le domaine bidule.com est autorisé à envoyer du courrier au nom du domaine machintruc.com.

Comment sont stockés les documents ?

Question : Comment sont stockés les documents ? Est-il possible d'y accéder directement par le gestionnaire de fichier (si ils sont en local) ?
Réponse : Les fichiers sont stockés dans le répertoire stock_fichiers/gestionnaire_fichiers, leurs chemins et leurs noms sont codés. Si vous avez une installation sur un serveur local et les droits pour l'explorer, vous pourrez naviguer dans l'arborescence et voir des fichiers sans savoir de quoi il s'agit concrètement.

Comment peut-on intéger l'espace collaboratif J-Doc dans le site web de mon entreprise ?

Il suffit d'écrire sur votre site une phrase du type "Extranet Clients" ou "Espace collaboratif Clients" qui contiendra un lien vers le site collaboratif. Vos clients arriveront directement sur la page J-Doc de saisie de leurs identifiants, marquée avec votre logo en bas à droite. Dès qu'ils entreront dans votre extranet J-doc, ils seront branchés automatiquement sur leur propre projet.

Utilisation d'un autre moteur de base de données pour J-Doc

Question : Pourquoi n'utilisez vous pas un moteur de Base de données comme PostgreSql à la place de MySql ?
Reponse : Dans une perspective à moyen/long terme, la question est dans l'air depuis que MySql est rentré dans le giron d'Oracle. Pour l'instant MySql est la base open source de loin la plus répandue qui donne une satisfaction totale pour ce que l'on en attend. PostgreSql aujourd'hui restreindrait le public de JDoc, ce qui est à l'opposé de la vocation de simplicité et d'universalité de J-Doc.

Une compression est elle prévue pour les fichiers stockés depuis longtemps ?

Question : Une compression/décompression de fichier qui se déclencherait automatiquement si le fichier est  stocké depuis plus de NN semaines/mois/années est elle prévue ?
Réponse : Non, J-Doc reste un produit lié à la gestion de documents vivants pour des projets vivants. Son rôle n'est pas d'assurer une gestion d'archives et de sauvegardes, d'autres logiciels dont c'est la vocation font cela très bien.

Problème avec la sauvegarde du site

Question : En tant qu'administrateur site, j'ai lancée la sauvegarde globale du site J-Doc V3 :
Paramétrage du site>Sauvegarder la base de données et les fichiers
et il y a un bug, ca ne marche pas.

Réponse : Oui, c'est un problème à corriger qui subsite dans la version 3.2.7.
Pour le contourner, il suffit d'utiliser le navigateur Firefox plutôt que IE Internet Explorer et ça marche !



Questions Organisation uniquement J-Doc V3.2.8

Sécuriser les échanges de documents externes

Q : L'utilisation d'un pack J-Doc hébergé en dehors de mon entreprise, est-ce plus de sécurité ou moins de sécurité pour mes documents et pour mon entreprise ?

R : Parce que "L’enjeu actuel de la sécurité du SI réside dans la multiplication des systèmes connectés", avec le partage de documents par Internet, s'il est intégré au système de gestion de document interne (Sharepoint etc.) cela crée une vulnérabilité par l'ouverture d'une porte du système interne vers l'extérieur.
Pour cela, beaucoup de DSI décident de localiser les échanges de documents entre l'enteprise et les partenaires externes sur un serveur totalement Indépendant comme ceux de J-Doc.

Comment publier des informations d'accueil

Question: Est-t-il possible de publier des informations d'accueil pour expliquer aux utilisateurs comment fonctionne et comment est organisé notre site avant de naviguer dans les différents dossiers?

Réponse : Il est important d'informer les utilisateurs du fonctionnement de J-Doc. Le coté intuitif de J-Doc y participe beaucoup, vous pouvez renforcer cette information avec deux moyens :

a) Les courriels d'invitation qui sont totalement personnalisables dans le menu paramétrage du site. Le texte doit être ni trop compliqué ni trop expéditif. Par exemple :

Bonjour {utilisateur_prenom} {utilisateur_nom},

Afin de vous permettre visualiser et de télécharger l'ensemble des documents à jour, nous vous communiquons ci-dessous vos clef d'accès à l'espace collaboratif sécurisé du projet.

Conservez bien ce courriel car il contient vos identifiants.
Après avoir cliqué sur le lien d'accès au site, tapez votre identifiant et votre mot de passe.
Vous êtes invité sur :
[ Tableau d'affichage automatique des informations de votre espace ]

Vous serez par ailleurs prévenus automatiquement, par courriel, des nouveaux documents publiés ou de leurs mises à jour.

B) Une 'affiche' dans l'espace fichier
Placez un document Word ou Pdf à l'attention des utilisateurs qui s'appellera par exemple : "Mode d'emploi" ou "Lisez moi pour utiliser cet espace". Dans ce document, expliquez le fonctionnement de l'espace et du projet auquel les personnes appartiennent.

Changement de version avec l'abonnement J-Doc

Question : Comment se passe le changement de version avec l'abonnement J-Doc ?

Réponse : L'abonnement J-Doc  comprennent un service de mise à jour.
Lorsque nous planifions un changement de version, nous prévenons par email l'Administrateur de site en l'informant de la date de changement.
Les changements de version sont sans conséquence sur l'utilisation quotidienne de J-Doc, les modifications ne peuvent qu'améliorer l'utilisation, dans la continuité de l'existant.

Faut il faire une déclaration à la Cnil pour utiliser J-Doc ?

Question: Il y a-t-il une démarche à faire en lien avec l'utilisation d'un fichier nominatif dans J-Doc ?
Réponse : Sur le site de la Cnil, www.cnil.fr, vous devez déterminer, selon un processus simple, si vous êtes soumis ou non à une déclaration Cnil.
Le fait que votre outil Intenet contienne des adresses email et des noms vous oblige à vérifer ce point. Il est vraisemblable que votre façon d'utiliser l'outil corresponde à  l'une des dispenses de la Cnil, par exemple la dispense n°7 concernant les traitements de données personnelles mis en œuvre par tout organisme privé ou public à des fins d’information et de communication externe qui s’applique aux sites internet institutionnels et aux fichiers de contacts excluant toute utilisation commerciale ou politique des données traitées. (voir le détail sur le site de la Cnil).

Quelle est la disponibilité du serveur avec l'abonnement J-Doc ?

Les abonnements J-Doc sont hébergés en FRANCE sur des serveurs de Online.net filliale du groupe Iliad (Free.fr). Nos serveurs bénéficient d'une disponibilité réseau contractuelle de 99,9% et d'une garantie contractuelle d'intervention en moins de 4 heures ouvrées sur une éventuelle et exceptionnelle panne de matériel. Le monitoring (surveillance permanente automatisée) de nos serveurs, nous informe instantanément par téléphone en cas d'incident.

Si, par exception, un incident de fonctionnement entrainant une dégradation perceptible du service dure plus de 10 minutes, vous pouvez  nous téléphoner directement pour prendre des nouvelles. A ce jour nous n'avons enregistré aucun arrêt de service, conformément aux précautions prises pour assurer la continuité. Prenez connaissance d'une mesure de performance indépendante et publiée ici.

Si nous procédons à une évolution de plateforme pour améliorer le service général, nous vous préviendrons à l'avance par courriel d'une interruption de service planifiée en dehors des heures ouvrées, généralement d'un maximum de 15 minutes.

Sauvegarde : Vos documents J-Doc et la base de données associée sont sauvegardés chaque jour,  uniquement dans le but de pouvoir restaurer votre base J-Doc à J-1 en cas de sinistre technique exceptionnel.
[Nous rapellons que J-Doc n'est pas un outil de sauvegarde et d'archivage de documents. Les documents déposés dans l'espace projet J-Doc ont une copie sur les ordinateurs qui les ont créé et les utilisateurs J-Doc doivent s'assurer des précautions de sauvegarde et d'archivage prises sur leurs ordinateurs et serveurs.]




Questions Utilisation uniquement J-Doc V3.2.8

Glisser déposer des fichiers dans un dossier J-Doc

Avec J-Doc V4, le glisser déposer des fichiers à transférer est standard. Pour J-Doc V3.2.8, si votre navigateur le permet, il vous est possible de glisser-déposer un fichier (ou plusieurs fichiers à la fois) depuis un dossier ouvert sur votre bureau vers le dossier de destination dans votre espace J-Doc.

j doc glisser deposer

Mot de passe ou identifiant d'utilisateur perdu que faire ?

Question : Un utilisateur n'a pas reçu ses identifiants de connexion. Que puis-je faire ?

Réponse :

A) Si vous avez invité une personne (voir ici ce qu'est un 'invité')
Allez sur MENU > Inviter quelqu'un à rejointre le projet
  Tout en bas, il y a un lien 'Invitations en attente de confirmation'. Cliquez le.
  Votre personne doit se trouver là et comme l'invitation est perdue, supprimez la avec X
  Puis recréeez votre utilisateur en préférant la fonction 'Ajouter un utilisateur' à la fonction 'Inviter' 

B) Si vous avez Ajouté un utilisateur (voir ici ce qu'est 'Ajouter un utilisateur')
Celui-ci se trouve dans la liste de vos utilisateurs, sauf qu'il n'aurait pas reçu le message de création de sa fiche, sans doute parce que vous n'avez pas coché l'option 'envoyer une notification par courriel'.
 Alors vérifiez en plus l'exactitude de son courriel, la seconde cause d'erreur possible.

Vous avez alors deux options pour corriger cela:
b1: Vous supprimez la fiche du correspondant, puis vous la recréez complêtement en cochant bien l'option 'envoyer une notification courriel'. Là, il devrait recevoir le message.

b2: Vous saissiez à nouveau un mot de passe pour la personne dans sa fiche J-Doc (pour en être sûr).
      Puis vous envoyez vous-même un email à la personne en lui indiquant manuellement l'adresse de votre site J-Doc, l' identifiant et le mot de passe de la personne.


Note : Dans le cas d'une personne nouvellement crée, qui ne connait votre site de partage J-Doc, il n'est pas souhaitable d'utiliser la fonction J-Doc 'envoyer identifiant et mot de passe'. Car cette fonction envoi un message qui ne contient ni entête, ni adresse du site J-doc pour une question de confidentialité, ce qui n'aiderait pas beaucoup votre correspondant.

Notifications et société du destinataire

Question : Dans les fonctions "Ajouter des fichiers" ou "Modifier l'élément", il est possible de notifier une ou plusieurs personnes de l'opération effectuée. L'on peut cocher une, plusieurs ou toutes les personnes dont on voit juste le nom. Est-t-il possible d'afficher, en plus, le nom de l'entreprise ?

Réponse : Oui, c'est possible. Il n'y a pas de paramètre spécifique à cette demande. Par contre si, dans chaque fiche utilisateur, vous ajoutez au Nom le nom de la société entre parenthèse, celui-ci s'affichera dans les fenêtres de notification. Exemple :
Nom : Andrieux (Erdf)
Prénom : Antoine

Précaution : Idéalement, faites ceci à la création de chaque utilsateur. Si vous le faites plus tard, pensez que la modification du Nom oblige l'administrateur à rentrer le mot de passe (que généralement il ne connait pas) sinon à réinitialiser le mot de passe. Il faut alors faire l'opération avec l'accord de l'utilisateur.

 

Verrouillage des accès à un projet

Q : Comment empêcher l'accès à une personne / utilisateur de créer un dossier ou un fichier dans un projet / espace ?
autrement dit : Comment faire pour que les projets, qui sont accessibles au public, ne soient pas modifiable et ne puissent pas ajouter de fichiers. Car même en "invité" il leur est possible d'en ajouter, sans pouvoir les supprimer. Ce qui est génant.

R : Juste sous l'icone Menu, il y a le dossier racine / principal qui contient tout les autres dossiers. Survolez le + en dessous, accédez à « Modifier l'élément et droits d'accès » et face à 'tous les utilisateurs sur ce projet' cochez la case lecture plutôt que écriture.

Ensuite, par exception, dossier par dossier, vous pourrez ouvrir ou fermer les droits aux utilisateurs.

Verrouillage des accès à d'un projet

 

Q : Comment empêcher l'accès à une personne / utilisateur de créer un dossier ou un fichier dans un projet / espace ?

 

R : Juste sous l'icone Menu, il y a le dossier racine / principal qui contient tout les autres dossiers. Survolez le + en dessous, accédez à « Modifier l'élément et droits d'accès » et face à 'tous les utilisateurs sur ce projet' cochez la case lecture plutôt que écriture.

 

Suppression Utilisateur = suppression de ses fichiers ?

Q : Si je 'supprime définitivement' un utilisateur, il y a un message qui indique que 'toutes les données le concernant seront perdues'. Est ce que cela supprime aussi les fichiers que cet utilisateur à téléversé dans J-Doc ?

R : NON. La fonction 'Supprimer définitivement un utilisateur' ne supprime que ses données personnelles, mais les fichiers que cette personne a téléversé dans l'espace de travail ne sont pas supprimés. Pour ces fichiers, l'information "Créé par" indiquera désormais "Créé par personne inconnue".

Peut on importer des utilisateurs depuis Excel ?

Oui, vous pouvez importer une liste d'utilisateurs depuis un fichier Excel en passant par le format .csv
Vous trouverez un modèle de fichier CSV pour J-Doc à télécharger ici

Dans Excell, vous devez sauver votre fichier CSV avec ; comme séparateur et " " comme délimiteur.
Puis dans MENU>Utilisateurs du site avec un profil de d'administrateur de site
vous accédez à l'option Importer des utilisateurs

Au début faites un essai avec un ou deux utilisteurs avant de vous lancer dans un import extensif

 

 

Est il possible de joindre un message avec la notification d'envoi d'un fichier?

Réponse : Oui vous pouvez associer un message à une notification de fichier.

Dans ce cas, au moment de faire le téléversement depuis votre ordinateur vous ne demander pas de notification.

Une fois le fichier dans votre J-Doc vous revenez sur le fichier téléversé, vous écrivez le message dans la description du fichier et vous demandez une notification juste avant de valider.

Peut-on intégrer des liens hypertextes associé au fichier ?

Oui, il est possible d'écrire directement un lien dans la zone commentaire associée au fichier. Celui-ci sera actif s'il est envoyé en tant que notification par courriel. Il sera inactif lorsque l'on survole le commentaire.
Le mieux est de créer dans le Forum un commentaire associé au fichier en question et d'y placer un lien.

C'est uniquement l'administrateur Site qui a le droit d'installer le logo de votre société.
Il faut préparer un logo au format  image .jpg  ou de préférence .png pour gérer la transparence.
Vous le placez dans votre site J-Doc Dans Menu > Paramétrage du Site.
puis logo pied de page > modifier

Jusqu'à la version 3.1 : Problème d'ajout de certains fichiers .odt, .exe, .avi, .mpg .mp3, .wma, .mid, ...

Réponse : Ce problème n'arrive plus en version 3.2 où vous pouvez déclarer dans la page de paramètres la liste des extensions de fichier qui sont autorisées.
Si vous avez une vielle version, passez à la version la plus récente.  Sachez pourtant que dans les anciennes versions, J-Doc n'interdit le téléchargement d'aucun fichier, par contre, il y a un filtre d'affichage dans la fenêtre "ajout multiple" que vous pouvez facilement contourner.en mettant *.* dans la zone de recherche de l'ajout multiple, ce qui libèrera l'affichage et la sélection toutes les sortes de fichiers.
Si vous utilisez la fenêtre "Ajout Simple" elle n'a pas de filtre d'affichage.

Message "l'accès au site ne vous est pas autorisé" pour un nouvel utilisateur

Pourquoi un nouvel utilisateur qui a été notifié par email de son inscription ne peux-il pas rentrer  dans j-doc car il trouve le message "l'accès au site ne vous est pas autorisé" ? Parce que l'administrateur a crée son profil et a oublié de lui affecter un projet...
Le mieux pour que l'administrateur évite ce genre d'incident, c'est de créer un nouvel utilisateur avec la fonction invitation depuis un projet.

Comment modifie-on le titre et le descriptif des documents ?

Après l'opération d'ajout de fichier, si vous avez des droits administrateur site ou projet, vous pouvez survoler le coin supérieur gauche du fichier et voir apparaitre une icône 'Modifier'.
Là, vous pouvez modifier le titre du document et ajouter une description ou un commentaire sur le document qui s'affichera lorsque vous survolerez l'icône du fichier.
Si vous faites une recherche par mot clef, celle-ci s'effectuera sur le nom du document et sur cette zone de description.

Répétition d'un nom dans la fenêtre d'information d'un dossier

Question : Dans la fenêtre d'information d'un dossier (qui apparaît quand on le survole), un nom est répété plusieurs fois en face des droit de lecture ou d'écriture. Pourquoi ?
Réponse : Cela arrive dans la cas ou vous avez un dossier auquel vous avez donné des droits dans plusieurs projets, et que au lieu de cocher 'tous les utilisateurs' dans chaque projet, vous avez coché nominativement une même personne dans plusieurs projets.
Vérifiez et simplifiez vos droits d'accès, il est très rare que l'ont aie raison de cocher une même personne dans différents projets.

Droits de lecture et droits d'écriture en même temps ?

Question : Lors de la création d'un dossier pourquoi peut ont avoir à la fois la case des droits de lecture pour tous les utilisateurs cochée et en même temps la case des droits d'écriture cochée pour l'un des utilisateurs de la liste ?
Réponse: Pas de raison de s'inquiéter,  les droits d'écriture donnés à une personne englobent les droits de lecture qu'elle a comme tous les autres utilisateurs.

Qui a l'autorisation d'inviter par email un nouvel utilisateur ?

Pour chaque projet, un administrateur de projet est nommé. C'est lui qui a le pouvoir d'inviter dans son projet, par un email automatique, soit un utilisateur déjà référencé soit un nouvel utilisateur.
Cet administrateur de projet a aussi le pouvoir d'accorder à un participant donné le droit d'inviter d'autres participants.

Peut-on télécharger des répertoires comme des fichiers ?

Non. Autant J-Doc permet de télécharger des fichiers un par un ou une liste entière de fichiers, il ne permet pas de télécharger un répertoire entier avec son contenu de fichiers. Il faut sélectionner tous les fichiers d'un répertoire puis les télécharger en une fois.

Peut-on avoir des organisations de dossier différentes d'un projet à l'autre ?

Oui, l'organisation des dossiers dans un projet est totalement libre, vous pouvez organiser et nommer les dossiers et sous dossiers comme vous le voulez dans chacun des projets.

Parfois, cliquer sur invitation ne déclenche pas l'apparition de la boite une dialogue. Est-ce normal?

L'envoi d'invitation est l'une des fonctions de J-Doc qui ouvre une seconde fenêtre de dialogue. Vérifiez que cette seconde fenêtre ne s'est pas ouverte derrière la fenêtre principale. Regardez dans la barre d'outils de votre PC si la seconde fenêtre y est signalée.

Utilisation de la flèche retour arrière du navigateur ?

Question : Si on clique sur la flèche retour arrière du navigateur Internet, cela renvoie généralement sur  l'écran de saisie des identifiants ce qui est génant.
Réponse : Contrairement aux sites web 'de base' qui enchainent des pages html, mais comme la majorité des applications Web, les mécanismes de navigation de J-Doc sont tous dans l'application elle-même. Donc la flèche page précédente du navigateur est déconseillée. Au bout de 2 ou 3 fois, les utilisateurs tentés évitent les touches de navigation et ne cliquent plus que sur les fonctions de l'application web.

Peut on aussi enregistrer des formats de fichiers OpenOffice dans J-Doc ?

Oui, J-Doc permet de stocker des fichiers au format Open Office (OO) comme à n'importe quel autre format. Les icônes de représentation des documents Open Office sont les mêmes que les icônes de représentation des documents MS Office.

Comment ajouter des tags (étiquettes) aux documents ?

Les tags, ou étiquette, permettent une recherche transversale de documents. Plusieurs documents portant un même tag et pourtant rangés dans des dossiers différents peuvent alors être listés grâce à la fonction Recherche.
Faites le dans J-Doc en inscrivant vos tags dans la zone description de chaque fichier.
Rappel : Vous ouvrez la zone description en survolant le + d'un document puis option 'Modifier'.

Est il possible de verrouiller un fichier durant le temps nécessaire pour le modifier?

Réponse : Les fichiers sont verrouillés de fait dans J-Doc. Si une personne modifie un fichier, elle le fera dans son environnement personnel sans que cela ne change le document de référence.
Comme c'est un système documentaire, il faut un acte de gestion volontaire : supprimer puis remplacer le document ou bien ajouter une nouvelle version du document pour modifier un document.
Il ne faut jamais paramétrer J-Doc en ouvrant les droits d'écriture à tous le utilisateurs. On donne les droits d'écriture aux administrateurs et exceptionnellement à certaines personnes.
Ces règles de bonne pratique font partie du support de formation des prestations commerciales de J-Doc.

Je n'arrive pas à téléverser certains types de fichiers

Variante de la question : "Je dispose de bases de données au format MS Access 2007 mais je n'arrive pas à téléverser le fichier car cette extension n'est pas prise en compte par J-Doc".

Réponse : Depuis la version 3.2.0, vous pouvez déclarer dans la page "MENU > Paramètres administrateur" la liste des extensions de fichier qui sont autorisées.
                Il vous suffit d'ajouter votre extension à la fin de la liste exhaustive. Si vous avez une vieille version, passez à la version la plus récente.

Sachez que dans les anciennes versions, J-Doc n'interdit le téléchargement d'aucun fichier, par contre, il y a un filtre d'affichage dans la fenêtre "ajout multiple" que vous pouvez facilement contourner en mettant *.* dans la zone de recherche de l'ajout multiple, ce qui libèrera l'affichage et la sélection toutes les sortes de fichiers. Si vous utilisez la fenêtre "Ajout Simple" elle n'a aucun filtre d'affichage.


Questions installation uniquement J-Doc V3.2.8

Comment installer J-Doc, il n'y a pas de fichier .exe ?

Question : Bonjour, j'ai téléchargé le fichier zip de j-doc pour l'installation. Que dois-je faire pour poursuivre l'installation : aucun fichier exe. Quelle démarche suivre ??

Réponse :  Sur cette page, nous indiquons que ce n'est pas un package 'Cliquer-installer' pour tout public. Si vous n'avez pas les connaissances pour installer J-Doc sur un serveur de préférence Unix, il faut demander à une personne qui saura vous aider ... ou utiliser un abonnement J-Doc V4.

Peut on interfaçer J-Doc avec une GED ?

Q : Nous souhaitons mettre en place une Gestion électronique de document transversale (GED) pouvant s'interfacer avec un maximum d'application, dont J-DOC que nous utilisons déjà.
Existe-t-il des connecteurs pour interfaçer J-Doc avec les GED du marché (Alfresco, Documentum...) ?

R : Si vous mettez en place une GED comme Alfresco, vous pouvez paramétrer directement dans votre GED un espace de partage sur Internet, vérifiez si la simplicité est comparable à J-Doc.
Cette question est l'occasion de repositionner J-Doc comme un outil de 'cavalerie légère' très facile à mettre en place et à utiliser, y compris par un invité occasionnel.
Concrêtement il est possible qu'une GED et J-Doc cohabitent dans une même entreprise pour satisfaire des besoins différents, il peut même y avoir une interface automatisée ou semi automatisée entre les deux.

Peut on contourner le pare-feu d'entreprise qui bloque ou interdit les transferts FTP

Dans les entreprises, il est souvent impossible de faire des transferts de fichier par FTP ou par tout système équivalent à cause des sécurités et des pare-feux.
Avec l'utilisation du protocole http pour les transferts de fichiers, J-Doc est neutre par rapport à ces mécanismes de blocage classiques. C'est pour cela que de grandes entreprises retiennent le pack gestion J-Doc pour faciliter les échanges de fichiers d'une façon sécurisée et économique.

Quelle est la procédure d'installation et de mise à jour de version

La procédure d'installation et de mise à jour se trouve dans le fichier documentation/installation.txt.
Pour rappel pour la MISE à JOUR :
1/ Obligatoire : Faites une sauvegarde complète de vos fichiers et de la base MySql J-Doc
2/ Téléchargez la dernière version J-Doc et dé-zippez la dans un répertoire temporaire.
3/ Supprimez en les dossiers "stock_fichiers" et "install" du répertoire temporaire
4/ Supprimez tous les répertoires et tout les fichiers de votre ancien J-Doc à l'exception du répertoire "stock_fichiers"
5/ Copiez le contenu du répertoire temporaire à la place des répertoires supprimés.
6/ Si nécessaire :
chmod 755 sur tous les dossiers
chmod 644 sur tous les fichiers
chmod 775 sur le dossier stock_fichiers avec récusion sur les sous-dossiers
chmod 664 sur le fichier stock_fichiers\config.inc.php
Note : La structure de la base de données est automatiquement mise à jour à l'affichage de la première page.

Erreur 500 Internal server error à l'installation

Q : Après avoir copié les fichiers dans le répertoire cible du serveur, je lance l'installation et j'ai en retour "500 internal server error" ?
R : Vous avez un problème de chmod des répertoires et des fichiers. Essayez chmod 755 sur tous les répertoires et chmod 644 sur tous les fichiers puis chmod 775 sur stock_fichiers et chmod 664 sur stock_fichiers/config.inc.php

Après l'install de J-Doc les accents ne marchent pas

Q : Le système J-Doc marche bien, mais il y a un problème avec l'affichage des caractères accentués.
R : à partir de J-Doc 2.8.5 il faut que votre serveur Apache soit en Utf8. Vérifiez que votre configuration Apache contient la ligne AddDefaultCharset utf-8. Soit via un .htaccess placé à la racine, soit dans httpd.conf en n’oubliant pas de redémarrer Apache pour appliquer les modifications.
attention si vous êtes encore en 2.7.5 c'est le contraire il faut un Apache en ISO-8859-1 car J-Doc était en ISO-8859-1. Passez à la dernière version de J-Doc.

Message "Le courriel n'a pas pu être envoyé"

Question : Lorsque je souhaite informer les utilisateurs de nouveaux fichiers sur l'espace, le message suivant apparaît : "Le courriel n'a pas pu être envoyé". comment paramétrer la gestion des emails ?

Réponse : Il faut vérifier que les instructions du fichier documentation\installation.txt ont été suivies  :
"modifiez les lignes suivantes du fichier php.ini
pour envoyer des mails et définir la taille maxi des fichiers uploadés :
o SMTP = smtp.mon_fournisseur_acces.fr
o sendmail_from = administrateur@fournisseur_acces .com
o post_max_size = 20M  // par exemple
o upload_max_filesize = 20M"  // par exemple

Ensuite, il faut vérifier la configuration de votre serveur de messagerie.

Comment forcer un logo de plus de 250x250 ?

Quand vous mettez un logo personnalisé plus grand que 250x250px, la taille de celui ci est automatiquement redimensionnée dans une surface de 250x250 px. Dans certains cas, votre logo a besoin de plus de 250px de large ou de haut.
Alors
1/ Vous installez votre logo normalement dans J-Doc et il sera réduit
2/ Vous préparez sur votre ordinateur votre image logo dans les dimensions voulues
et vous nommez ce fichier image : 'logo.xxx'  (où xxx =logo.png ou logo.jpg ou logo.gif)
3/ Manuellement par FTP, vous remplacez le fichier stock_fichiers/logo.ext

Problème d'installation dans l'espace web de base de mon fournisseur d'accès

Question : J'ai essayé d'installer J-Doc sur mon espace Web pour tester le programme. Après un upload sur mon espace, je tape l'adresse dans mon navigateur www......./install et mon fournisseur me dit que ma page d'accueil doit s'appeler index.html or votre page se nomme index.php ...
Réponse : Vous devez changer d'hébergement car cet hébergement ci est trop limité, il ne permet pas la gestion de contenus dynamiques.
En effet, un hébergement Web dispose d'une page d'accès générale, qui est souvent appelé page "index".
Index.html est le nom traditionnel de cette page, mais les serveurs HTTP ont une liste configurable de noms de fichiers pour cette page. En particulier si votre hébergement autorise les contenus dynamiques géré avec Php et MySql, la liste comprendra comme page d'index les nom index.php, index.shtml ou default.asp.

Problème d'envoi d'email depuis un serveur local

Question : Je dispose d'une version 2.8.5.1 sur un serveur local. Les mails d'annonce d'ajout de documents fonctionnent très bien, tandis que les mails d'invitation et d'envoi d'identifiants n'arrivent pas à leur destinataire malgré le message d'envoi effectué. Y a t'il un traitement différencié de ces actions? Si c'est le cas, je pourrais adapter les réglages du serveur.
réponse : Dans un cas comme dans l'autre il est fait appel à la même fonction envoi_mail(). Ce comportement n'est pas compréhensible dans une configuration correcte, vous devez donc régler votre serveur. Plus particulièrement regardez dans les logs du serveur (problème d'adresse, d'émetteur, de configuration du serveur,...).
épilogue : Le serveur était mal configuré, les corrections ont résolu le problème.