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Assistance J-Doc V4

(Si vous avez J-Doc V 3.2.8 allez ici)

L'assistance est intégrée à J-Doc V4 via le menu Aide

Très intuitif, J-Doc V4 se passe d'un manuel d'utilisation complexe.
Pour certaines fonctions, nous avons publié des précisions dans le manuel utilisateur en ligne que vous pouvez découvrir ici.
Le manuel administrateur est consultable uniquement par les clients enregistrés.

 

 Autres questions :
 

Comment télécharger des supports de formation avec J-Doc

Question
Un centre de formation offre 3 grands cursus, chacun organisé en modules de plusieurs cours.
Chaque formateur permet à ses élèves de télécharger les documents du cours après chaque classe.
Comment ?

Réponse
Il faut organiser une arborescence classique de dossiers :

Cursus de Formation A > Module N°1 Anatomie > Cours sur La Tête (dans lequel vous mettez tous les fichiers et photos du cours)
Cursus de Formation A > Module N°1 Anatomie > Cours sur Le torse
Cursus de Formation A > Module N°1 Anatomie > Cours sur les Membres supérieurs
Cursus de Formation A > Module N°2
Cursus de Formation A > Module N°3
Cursus de Formation B
Cursus de Formation C

Puis vous ouvrez l'accès aux personnes formées, au fur et à mesure, sur chacun des dossiers.

Deux méthodes possibles :
Soit vous envoyez aux stagiaires les liens de téléchargements sur les dossiers auxquels ils ont droit, au fur et à mesure.
Soit vous avez identifié chaque stagiaires* avec email et mot de passe qui leur permet de se connecter et d'accédez aux dossiers qui leurs sont partagés au fur et à mesure.
 * Grâce aux groupes J-Doc, vous pouvez affecter chaque stagiaire à une classe.
    Le professeur a juste à partager le dossier avec la classe pour que tous ses élèves en profitent.



 

 

Migration depuis Dropbox vers J-Doc 4.0

Pour passer de Dropbox à J-Doc V4, voici les étapes à suivre.

1 : Préparer le terrain

il s'agit de faire l'inventaire des utilisations de Dropbox auprès des divers responsables d'équipes et de groupes.

Cela vous donne une vue globale des dossiers. Groupe par Groupe, contactez en l'administrateur.
Si un dossier n'est plus actif, supprimez le.
Si un dossier est actif, discutez avec l'administrateur du groupe de l'opportunité de déménager ses dossiers.
Demandez lui de préparer la migration en supprimant les sous dossiers et les utilisateurs inactifs.

2 : Ouvrir l'espace J-Doc V4

Commandez un abonnement J-Doc V4 au nom de votre société.

3 : Les membres

Il n'y a pas de fonctions d'export des membres dans Dropbox. Notez les personnes qui sont concernées.

4 : Migration des dossiers et fichiers

Exportez tous les sous-dossiers d'un dossier :
   Clic droit sur le dossier de plus haut niveau > Cliquez l'icône 'Télécharger'
   Cela crée un fichier Zip que vous téléchargez.
   Attention, si vous gérez plusieurs versions d'un même fichier, seule la dernière version sera téléchargée.

Décompressez l'archive .zip, vous retrouvez l'arborescence de dossiers et de fichiers sur votre ordinateur personnel

Répliquez toute l'arborescence des dossiers depuis votre ordinateur vers votre espace J-Doc V4, grâce au client J-Doc et sa fonction de synchronisation.

5 : Affectez les droits

Dans J-Doc V4, affectez les utilisateurs ou les groupes aux dossiers, en leur donnant à chaun les droits adéquats.

6  Et c'est fini !

 

 

 

 

Accéder aux dossiers de fichiers depuis plusieurs sites

J-Doc répond aux besoins de nomadisme dans l'entreprise.
Retrouvez un dossier complet de fichiers sur un autre ordinateur que votre poste de travail habituel sans la contrainte du réseau interne d'entreprise.

J-Doc propose deux solutions

La synchronisation de dossiers distants par internet 

La synchronisation permet de répliquer dans tous les sens une arborescence de dossiers entre la plate forme J-Doc et des postes de travail poste de travail PC, Mac ou Linux.

Le disque dur externe par Internet 

L'accès WebDAV de J-Doc permet de brancher la plate forme J-Doc sur un poste de travail PC Mac ou Linux, comme s'il s'agissait d'un disque dur externe.

 

Migration depuis J-Doc 3.2.8 vers J-Doc 4.0

Pour passer de l'ancienne version J-Doc à la V4, voici les étapes à suivre.

1 : Préparer le terrain

il s'agit de faire l'inventaire des utilisations de J-Doc auprès des divers administrateurs de projet.

Faites :  Menu > Projets du site

Cela vous donne une vue globale des projets. Projet par projet, contactez l'administrateur de projet (que vous repérez en cliquant l'icone utilisateurs).
Si le projet n'est plus actif, supprimez le.
Si le projet est actif, discutez avec l'administrateur du projet de l'opportunité de déménager son espace.
Demandez lui de préparer la migration en supprimant les dossiers et les utilisateurs inactifs.

2 : Ouvrez un espace J-Doc V4 (en parallèle de votre premier J-Doc V3.2.8)

Commandez un abonnement J-Doc V4 au nom de votre société.

3 : Migrez les utilisateurs : à faire par l'administrateur général

Si vous ne le faites pas manuellement, nous pouvons vous aider à copier les utilisateurs dans la V4.

Dans J-Doc V3, faites Menu > Utilisateurs du site > Exporter des utilisateurs  demandez le format .CSV
Cette opération crée un fichier Excel .csv qui contient les Prénom, Nom et courriel de tous les utilisateurs
Ajoutez dans le fichier Excel les mots de passe souhaités pour les utilsateurs.
Envoyez nous ce fichier et nous copierons tous les utilisateurs dans votre espace J-Doc V4.

4 : Migrez les dossiers et fichiers projet

Exportez tous les dossiers d'un projet :
   Survolez le petit + sous la racine de l'arborescence,
   l'option "Télécharger le dossier et tout ses sous-dossiers" apparait. Cliquez la. Cela crée un fichier Zip que vous téléchargez.
   Attention, si vous gérez plusieurs versions d'un même fichier, seule la dernière version sera téléchargée.

Décompressez l'archive .zip, vous retrouvez l'arborescence de dossiers et de fichiers sur votre ordinateur personnel

Répliquez toute l'arborescence des dossiers depuis votre ordinateur vers votre espace J-Doc V4, grâce au client J-Doc et sa fonction de synchronisation.

5 : Affectez les droits

Affectez les utilisateurs ou les groupes aux dossiers, en leur donnant à chaun les droits adéquats.

6  Et c'est fini !

 

 

 

 

 

 


 

Liste des questions J-Doc V4